Un tiers peut être référencé dans un outil.

Son contrat peut être signé.

Son questionnaire peut être complété.

Et pourtant, la relation peut rester insuffisamment maîtrisée.

Le problème vient souvent d’un statut trop déclaratif : « en cours », « validé », « conforme ».

Ces mentions rassurent, mais elles ne disent pas toujours si les dispositifs attendus sont réellement présents, validés et efficaces.

Un statut ne devrait pas être déclaré, mais démontré

Prenons l’exemple de la contractualisation.

Signer le contrat ne suffit pas nécessairement à considérer l’étape comme terminée.

Selon la criticité de la relation, il peut également être nécessaire de vérifier :

  • la présence d’une clause de confidentialité ;
  • le droit d’audit ;
  • les engagements relatifs aux incidents ;
  • l’encadrement de la sous-traitance ;
  • les clauses de continuité et de réversibilité ;
  • les niveaux de service ;
  • les validations juridique et métier.

Une étape ne devrait donc pas être considérée comme achevée parce qu’un utilisateur a sélectionné un statut.

Elle devrait l’être lorsque les éléments attendus sont effectivement réunis.

Neuf étapes pour suivre toute la relation

La maîtrise d’un tiers se construit progressivement, tout au long de son cycle de vie.

À chaque étape, l’organisation doit pouvoir répondre à quatre questions :

Que devons-nous connaître ?

Quels dispositifs doivent être présents ?

Comment démontrons-nous leur effectivité ?

Pouvons-nous réellement passer à l’étape suivante ?

Voir immédiatement ce qu’il manque

Une checklist claire permet de distinguer :

  • les éléments absents ;
  • ceux qui sont en cours ;
  • ceux qui sont validés ;
  • ...

L’utilisateur ne voit plus seulement un pourcentage d’avancement.

Il comprend ce qu’il reste à faire pour sécuriser la relation.

Un tiers peut ainsi être :

  • identifié, mais encore mal connu ;
  • évalué, mais sans décision formalisée ;
  • contractualisé, mais sans réversibilité crédible ;
  • ...

Passer d’un suivi administratif à une preuve de maîtrise

Avec ScoreMyTP, le statut d’une étape est calculé à partir des dispositifs réellement présents, et non simplement déclaré.

Nous avons conçu cette approche pour transformer le cycle de vie du tiers en un véritable référentiel de maîtrise, lisible par les métiers, les fonctions risques, le contrôle interne et l’audit.

La version SaaS de ScoreMyTP sera disponible à la rentrée.

Une nouvelle façon de suivre vos tiers : non plus à partir de statuts déclarés, mais à partir de la réalité des dispositifs en place.

Contactez-nous dès aujourd’hui en message privé ou par e-mail : echemama@emc-conseil.fr.